Secretaire

Maîtriser les nouvelles techniques
De l'opératrice de traitement de texte à l'assistante de direction ou à la secrétaire juridique, les compétences mises en oeuvre varient. Il existe cependant un fond d'activités communes aux secrétaires : saisie sur ordinateur, classement des dossiers, accueil des personnes, contacts téléphoniques...
La secrétaire doit savoir maîtriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, connaître la présentation assistée par ordinateur, posséder une bonne orthographe et savoir rédiger, savoir utiliser la télécopie, les messageries électroniques voire l'Internet.
L'assistante de direction est le bras droit de son patron. Elle le décharge de toutes les tâches administratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel, élabore son courrier à partir de ses consignes. Elle est également chargée d'organiser les réunions de travail : elle prépare les dossiers, s'occupe de prévenir les personnes concernées et assiste à ces réunions de travail pour en assurer les compte rendus. L'assistante de direction peut également s'investir dans l'organisation de salons. Elle peut aussi être amenée à utiliser une ou plusieurs langues étrangères, voire à en faire sa spécialité comme la secrétaire trilingue capable de rédiger et de s'exprimer en deux langues étrangères.
La secrétaire juridique assiste tous les professionnels du droit : avocats, avoués, notaires, huissiers... en cabinets privés, mais elle peut également travailler dans les services juridiques des entreprises. Elle assure les tâches classiques de secrétariat : saisie de documents, classement, accueil, téléphone... mais elle doit impérativement être à l'aise avec le vocabulaire du droit.

Du temps, de l'initiative, de l'organisation
La secrétaire exerce toute une palette d'activités qui vont de l'accueil, à la frappe du courrier en passant par l'organisation de réunions ou la tenue d'agenda. Le niveau de responsabilité des tâches qui lui incombent dépend directement de la taille de l'entreprise dans laquelle elle travaille, de son niveau de qualification et de sa motivation. Elle doit avoir du goût pour le travail en équipe et les activités sédentaires. A un niveau de responsabilité important, la secrétaire doit pouvoir assumer des horaires irréguliers.
Lorsque ses fonctions sont plus particulièrement liées à des tâches de dactylographie ou de saisie informatique, la secrétaire met sa colonne vertébrale à rude épreuve et les séances prolongées devant l'écran peuvent nuire à sa vue. En revanche, les possibilités offertes par le télé traitement de l'information autorisent certaines secrétaires à travailler à domicile. Enfin c'est un métier dans lequel le travail à temps partiel est particulièrement répandu.
L'assistante de direction a un rôle essentiel d'interlocutrice dans l'entreprise. En plus des tâches communes à toutes les secrétaires, l'assistante de direction a un rôle d'organisation et d'encadrement du travail administratif. Elle est le plus souvent déchargée des travaux de saisie qu'elle confie à du personnel placé sous sa responsabilité. Elle doit être très disponible pour répondre à des demandes diversifiées, souvent dans des délais très courts. Elle peut être amenée à voyager lorsqu'elle accompagne son patron dans ses déplacements.

Adaptabilité et discrétion
Adaptabilité, disponibilité, discrétion sont les maîtres mots de la profession de secrétaire. On peut citer également le sens des contacts, l'amabilité, l'initiative, le sens de l'organisation, l'esprit d'analyse et de synthèse, la mémoire... et une bonne présentation. La maîtrise de l'outil informatique est une compétence incontournable. La connaissance des langues et une solide culture générale sont de plus en plus demandées.